دليل المستخدم – الأصول الثابتة وعلب الآلاتUser Guide – Fixed Assets & Instrument Boxes
USER GUIDE · IMSC

دليل المستخدم – الأصول الثابتة وعلب الآلاتUser Guide – Fixed Assets & Instrument Boxes

خطوات العمل على النظام من الإعداد حتى الإقفال الشهريSystem steps from setup to month-end
العميلClientIMSC
النظامSystemERPNext v15 · imsc_dv
الإصدارVersion1.0
التاريخDate2026-10-15
المرجعReferenceBRD الأصول الثابتة وعلب الآلاتBRD Fixed Assets & Instrument Boxes
أعدّهPrepared byData Value

0قبل أن تبدأBefore You Start

هذا الدليل يشرح خطوة بخطوة ما يتم على نظام IMSC لتشغيل نموذج علب الآلات: من الإعداد والأرصدة الافتتاحية حتى العمل اليومي والإقفال الشهري. كل الخطوات تم تنفيذها فعلياً على بيئة الاختبار، وبجانب كل خطوة رقم المستند الذي يمكن فتحه كمثال.

This guide explains, step by step, what is done on the IMSC system to run the instrument-box model: from setup and opening balances to daily work and month-end. Every step was actually executed on the UAT environment; each one shows the record you can open as an example.

الأدوارRoles

الدورRoleالمسؤولياتResponsibilities
الماليةFinanceالحسابات، فئة الأصل، الأصول والقيد الافتتاحي، الإهلاك الشهري، فواتير التعويض، المطابقة.Accounts, asset category, assets and opening JE, monthly depreciation, compensation invoices, reconciliation.
المخزن الرئيسيMain warehouseاستلام المشتريات، إمداد احتياطي الفروع، صرف المستهلكات، تجميع العلب.Purchase receipts, branch reserve replenishment, consumables issue, box assembly.
مراجع علب الفرعBranch box reviewerمستند «مراجعة وصيانة العلبة» بعد كل عملية، وتسليم التالف أسبوعياً.The “مراجعة وصيانة العلبة” entry after every surgery, and weekly damaged hand-over.
لجنة التالف (الرئيسي)Damage committee (HQ)قرار كل آلة تالفة خلال 48 ساعة: إعدام أو صالحة.Decide every damaged instrument within 48 hours: scrap or usable.

القاعدة الذهبية للبُعد Sub LocationThe golden rule for Sub Location

في كل سطر Stock Entry يوجد حقلان: Sub Location (المصدر) و To Sub Location (الوجهة). كلاهما يجب ملؤه:
• سطر خارج من مخزن: Sub Location = بُعد المصدر.
• سطر داخل لمخزن: To Sub Location = بُعد الوجهة (رقم العلبة لو الوجهة مخزن علب). ولأن Sub Location إجباري، ضع فيه نفس القيمة.
• سطر نقل: Sub Location = المصدر و To Sub Location = الوجهة.
في الاختبار، 3 مستندات دخلت فيها المحتويات بدون رقم علبة لأن To Sub Location كان فاضي، واضطررنا لإلغائها.
Every Stock Entry line has two fields: Sub Location (source) and To Sub Location (target). Both must be filled:
• Outgoing line: Sub Location = source dimension.
• Incoming line: To Sub Location = target dimension (the box number if the target is a box warehouse). Since Sub Location is mandatory, put the same value there.
• Transfer line: Sub Location = source and To Sub Location = target.
In UAT, 3 entries put contents in without a box number because To Sub Location was empty, and had to be cancelled.
المخزنWarehouseقيمة البُعدDimension value
المخزن الرئيسي – آلاتMAIN-INS
مخزن المستهلكات الرئيسيMAIN-CON
احتياطي آلات – الثورة / الدقي / المتحفRSV-THW / RSV-DOK / RSV-MTH
علب التشغيل – (الفرع)رقم العلبة: BOX-THW-001 …Box number: BOX-THW-001 …
تالف مؤقت – الثورة / الدقي / المتحفDMG-THW / DMG-DOK / DMG-MTH
تالف المركز الرئيسيDMG-HQ

1الإعداد لمرة واحدة (فريق التنفيذ)One-time Setup (Implementation team)

الخطوةStepالشاشةScreenماذا تفعلWhat to do
الحساباتAccountsAccounting › Chart of Accountsإنشاء 9 حسابات: 11111، 11112، 11210، 3409، 120502، 120503، 3234، 3235، 40208 بالأنواع المذكورة في الـ BRD.Create 9 accounts: 11111, 11112, 11210, 3409, 120502, 120503, 3234, 3235, 40208 with the types listed in the BRD.
فئة الأصلAsset CategoryAssets › Asset Category › Newالاسم «علب آلات – 42 شهر» · Enable CWIP ✓ · جدول Accounts: 11111 / 11210 / 3409 / 11112 · Finance Books: Straight Line، 42، Frequency = 1.Name “علب آلات – 42 شهر” · Enable CWIP ✓ · Accounts table: 11111 / 11210 / 3409 / 11112 · Finance Books: Straight Line, 42, frequency 1.
صنف نوع العلبةBox-type itemStock › Item › NewIs Stock Item ✗ · Is Fixed Asset ✓ · Asset Category · Auto Create Assets ✓ · Asset Naming Series = ACC-ASS-.YYYY.-Is Stock Item ✗ · Is Fixed Asset ✓ · Asset Category · Auto Create Assets ✓ · Asset Naming Series = ACC-ASS-.YYYY.-
أصناف الآلاتInstrument itemsStock › Item › NewItem Group «آلات جراحية» · Valuation = Moving Average · في جدول Item Defaults: Default Expense Account = 3234.Item Group “آلات جراحية” · Valuation = Moving Average · in Item Defaults: Default Expense Account = 3234.
أصناف المستهلكاتConsumable itemsStock › Item › NewItem Group «مستهلكات تشغيل» · Default Expense Account = 3235 · Default Warehouse = مخزن المستهلكات الرئيسي.Item Group “مستهلكات تشغيل” · Default Expense Account = 3235 · Default Warehouse = مخزن المستهلكات الرئيسي.
صنف التعويضCompensation itemStock › Item › NewSRV-COMP «تعويض آلة» · غير مخزني · Income Account = 40208.SRV-COMP “تعويض آلة” · non-stock · Income Account = 40208.
المخازنWarehousesStock › Warehouseمجموعتان: «مخازن القيمة المالية» و «مخازن القيمة الصفرية» وتحتهم المخازن. لكل مخزن: Account + حقل Default Sub Location (إجباري لشاشات الاستلام).Two groups: “مخازن القيمة المالية” and “مخازن القيمة الصفرية” with the warehouses below. Per warehouse: Account + the Default Sub Location field (needed by receipt screens).
Sub Location للمخازنWarehouse Sub LocationsSub Location › NewMAIN-INS، MAIN-CON، RSV-xxx، DMG-xxx مع ربط Sub Location Warehouse.MAIN-INS, MAIN-CON, RSV-xxx, DMG-xxx with Sub Location Warehouse set.
أنواع الحركاتEntry typesStock › Stock Entry Typeإنشاء الأنواع العشرة (القسم 5.5 في الـ BRD).Create the ten types (BRD section 5.5).
قالب نوع العلبةBox Type templateIMSC › Box Type › Newالاسم = نوع العلبة · جدول Stock Items: كل آلة وكميتها القياسية.Name = box type · Stock Items table: each instrument and its standard quantity.

2رفع العلبة القائمة كأصلUpload an Existing Box as an Asset

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
الماليةFinanceAssets › Asset › New (or Data Import)ACC-ASS-2026-00018
  1. Item Code = صنف نوع العلبة (مثلاً BOXT-PLT-L). Asset Name = الرقم المكتوب على العلبة (BOX-THW-001).
  2. Location = الفرع · Cost Center = مركز تكلفة الفرع · Branch.
  3. علّم Is Existing Asset. Purchase Date و Available for Use Date = تاريخ بدء التشغيل الفعلي.
  4. Gross Purchase Amount = قيمة العلبة بمحتواها. Opening Accumulated Depreciation و Opening Number of Booked Depreciations حسب ملف الحصر.
  5. علّم Calculate Depreciation · في Finance Books: Straight Line، Total Number of Depreciations = 42، Frequency = 1، Depreciation Start Date = أول قسط (31-01-2027 في الإنتاج).
  6. Save ← راجع جدول الإهلاك (30 قسط × 2,857.14 في المثال) ← Submit.
  1. Item Code = the box-type item (e.g. BOXT-PLT-L). Asset Name = the number written on the box (BOX-THW-001).
  2. Location = branch · Cost Center = branch cost centre · Branch.
  3. Tick Is Existing Asset. Purchase Date and Available for Use Date = actual in-service date.
  4. Gross Purchase Amount = box value incl. contents. Opening Accumulated Depreciation and Opening Number of Booked Depreciations from the count file.
  5. Tick Calculate Depreciation · Finance Books: Straight Line, Total Number of Depreciations = 42, Frequency = 1, Depreciation Start Date = first instalment (31-01-2027 in production).
  6. Save → check the schedule (30 × 2,857.14 in the example) → Submit.
Submit للأصل القائم لا يعمل أي قيد. لازم القيد الافتتاحي في الخطوة التالية.
Submitting an existing asset posts no GL entry. The opening JE in the next step is required.

3القيد الافتتاحي للعلبOpening Journal Entry for Boxes

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
الماليةFinanceAccounting › Journal Entry › NewACC-JV-2026-00014 ACC-JV-2026-00015
  1. Entry Type = Opening Entry · Is Opening = Yes · Posting Date = تاريخ الافتتاح.
  2. لكل فرع ثلاثة أسطر بمركز تكلفة الفرع: مدين 11111 (إجمالي التكلفة) · دائن 11210 (إجمالي المجمع) · دائن 20701 (الصافي).
  3. للعلب المشتراة ولم تدخل التشغيل: مدين 11112 / دائن 20701، والأصل يظل Draft.
  4. Submit ثم طابق: Fixed Asset Register = Trial Balance لكل فرع.
  1. Entry Type = Opening Entry · Is Opening = Yes · Posting Date = opening date.
  2. Per branch, three lines on the branch cost centre: Dr 11111 (total cost) · Cr 11210 (total accumulated) · Cr 20701 (net).
  3. For boxes bought but not in service: Dr 11112 / Cr 20701, and the asset stays Draft.
  4. Submit, then reconcile: Fixed Asset Register = Trial Balance per branch.

4إنشاء سجل العلبة (Box) وربطه بالأصلCreate the Box Record and Link It to the Asset

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
المخزن / فريق التنفيذWarehouse / ImplementationIMSC › Box › New—
  1. Box Name = نفس رقم العلبة (BOX-THW-001) · Box Type = القالب · Branch / Current Branch · Current Warehouse = علب التشغيل – الفرع.
  2. جدول Assets: أضف الأصل (ACC-ASS-…).
  3. Save — النظام ينشئ تلقائياً Sub Location بنفس الاسم.
  4. افتح Sub Location الجديد واملأ: Asset = الأصل · Sub Location Warehouse = مخزن العلب.
  1. Box Name = same box number (BOX-THW-001) · Box Type = template · Branch / Current Branch · Current Warehouse = branch box warehouse.
  2. Assets table: add the asset (ACC-ASS-…).
  3. Save — the system auto-creates a Sub Location with the same name.
  4. Open the new Sub Location and fill: Asset = the asset · Sub Location Warehouse = box warehouse.

5رصيد الاحتياطي والمخزن الرئيسيReserve and Main Warehouse Opening Stock

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
المخزن + الماليةWarehouse + FinanceStock › Stock Reconciliation › NewMAT-RECO-2026-00005 MAT-RECO-2026-00007
  1. Purpose = Opening Stock · Difference Account = 20701 · Posting Date/Time = تاريخ الافتتاح.
  2. مستند لكل مخزن: الصنف · الكمية من الجرد · Valuation Rate (آخر سعر شراء لو التكلفة غير معروفة) · Sub Location = بُعد المخزن.
  3. Submit.
  1. Purpose = Opening Stock · Difference Account = 20701 · Posting Date/Time = opening date.
  2. One document per warehouse: item · counted qty · Valuation Rate (last purchase price if cost unknown) · Sub Location = warehouse dimension.
  3. Submit.
القيد الناتج: مدين مخزون آلات (أو مستهلكات) / دائن 20701.
Resulting entry: Dr Instruments (or Consumables) Inventory / Cr 20701.
ممنوع استخدام Stock Reconciliation على مخازن القيمة الصفرية.
Never use Stock Reconciliation on zero-value warehouses.

6محتوى العلبة بقيمة صفرBox Content at Zero Value

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
المخزن / مراجع الفرعWarehouse / Branch reviewerStock › Stock Entry › NewMAT-STE-2026-00302
  1. Stock Entry Type = رصيد افتتاحي محتوى علبة · مستند لكل علبة.
  2. لكل آلة سطر: Target Warehouse = علب التشغيل – الفرع · Qty.
  3. Sub Location = رقم العلبة و To Sub Location = رقم العلبة.
  4. Basic Rate = 0 · علّم Allow Zero Valuation Rate.
  5. Submit ← تأكد من تبويب Connections أنه لا يوجد GL Entry.
  1. Stock Entry Type = رصيد افتتاحي محتوى علبة · one document per box.
  2. One line per instrument: Target Warehouse = branch box warehouse · Qty.
  3. Sub Location = box number and To Sub Location = box number.
  4. Basic Rate = 0 · tick Allow Zero Valuation Rate.
  5. Submit → confirm under Connections that there is no GL entry.
القيد الناتج: لا يوجد قيد.
Resulting entry: No entry.
للعلب التي لم تُحصر قبل الافتتاح: سجّل محتواها أول مرة ترجع العلبة من عملية وتُراجَع.
For boxes not counted before opening: record content the first time the box returns from surgery and is reviewed.

7شراء آلات جديدة (حركة 1)Buy New Instruments (Txn 1)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
المخزن الرئيسيMain warehouseBuying › Purchase Receipt › NewMAT-PRE-2026-00028
  1. Supplier · Set Accepted Warehouse = المخزن الرئيسي – آلات (يملأ Target Sub Location تلقائياً MAIN-INS).
  2. الأصناف والكميات والأسعار · Sub Location في السطر = MAIN-INS.
  3. Submit، ثم Purchase Invoice من الإيصال.
  1. Supplier · Set Accepted Warehouse = المخزن الرئيسي – آلات (fills Target Sub Location = MAIN-INS automatically).
  2. Items, qty, rate · line Sub Location = MAIN-INS.
  3. Submit, then the Purchase Invoice from the receipt.
القيد الناتج: مدين 120502 مخزون آلات / دائن 20303 مخزون مستلم لم يتم فوترته.
Resulting entry: Dr 120502 Instruments Inventory / Cr 20303 Stock Received But Not Billed.

8إمداد احتياطي الفرع (حركة 2)Replenish the Branch Reserve (Txn 2)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
المخزن الرئيسيMain warehouseStock › Stock Entry › NewMAT-STE-2026-00301
  1. Stock Entry Type = إمداد احتياطي فرع.
  2. Source = المخزن الرئيسي – آلات (Sub Location = MAIN-INS) · Target = احتياطي آلات – الفرع (To Sub Location = RSV-xxx).
  3. Submit.
  1. Stock Entry Type = إمداد احتياطي فرع.
  2. Source = المخزن الرئيسي – آلات (Sub Location = MAIN-INS) · Target = branch reserve (To Sub Location = RSV-xxx).
  3. Submit.
القيد الناتج: لا قيد (نفس الحساب ونفس القيمة).
Resulting entry: No entry (same account, same value).

9مراجعة وصيانة العلبة بعد العملية (حركات 3، 4، 5)Box Review & Maintenance after Surgery (Txns 3, 4, 5)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
مراجع علب الفرعBranch box reviewerStock › Stock Entry › NewMAT-STE-2026-00305 MAT-STE-2026-00306
  1. Stock Entry Type = مراجعة وصيانة العلبة (Purpose = Repack). Remarks: رقم العلبة والعملية.
  2. قبل الإدخال: افتح Stock Balance للعلبة وقارن بالقالب في Box Type لتعرف النواقص.
  3. استكمال / تعويض (3): سطرين لكل آلة — (أ) Source = احتياطي الفرع، Sub Location = RSV-xxx، Expense Account = 3234؛ (ب) Target = علب التشغيل، Sub Location و To Sub Location = رقم العلبة، Basic Rate = 0، علّم Set Basic Rate Manually و Allow Zero Valuation Rate.
  4. تالف (4): سطرين — (أ) Source = علب التشغيل، Sub Location = رقم العلبة؛ (ب) Target = تالف مؤقت – الفرع، To Sub Location = DMG-xxx، Rate = 0 مع نفس العلامتين.
  5. مفقود (5): سطر واحد — Source = علب التشغيل، Sub Location = رقم العلبة، بدون Target.
  6. Save ← راجع أن Total Outgoing Value = قيمة الآلات الخارجة من الاحتياطي فقط ← Submit.
  1. Stock Entry Type = مراجعة وصيانة العلبة (Purpose = Repack). Remarks: box number and surgery.
  2. Before entering: open the box's Stock Balance and compare with the Box Type template to find shortages.
  3. Complete / replace (3): two lines per instrument — (a) Source = branch reserve, Sub Location = RSV-xxx, Expense Account = 3234; (b) Target = box warehouse, Sub Location and To Sub Location = box number, Basic Rate = 0, tick Set Basic Rate Manually and Allow Zero Valuation Rate.
  4. Damaged (4): two lines — (a) Source = box warehouse, Sub Location = box number; (b) Target = branch damaged, To Sub Location = DMG-xxx, rate 0 with the same two ticks.
  5. Lost (5): one line — Source = box warehouse, Sub Location = box number, no target.
  6. Save → check Total Outgoing Value = value leaving the reserve only → Submit.
القيد الناتج: مدين 3234 مصروف صيانة علب الآلات / دائن 120502 مخزون آلات بقيمة ما خرج من الاحتياطي، بمركز تكلفة الفرع. أسطر العلبة والتالف والمفقود بلا قيد.
Resulting entry: Dr 3234 Box Maintenance Expense / Cr 120502 Instruments Inventory for the value leaving the reserve, on the branch cost centre. Box, damaged and lost lines post nothing.
لو أخطأت: Cancel للمستند كاملاً يلغي كل الحركات والقيد معاً، ثم Amend.
If wrong: cancelling the entry reverses all movements and the GL together; then Amend.

10تحميل آلة مفقودة على المستشفى / الدكتور (حركة 5)Charge a Lost Instrument to Hospital / Doctor (Txn 5)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
الماليةFinanceAccounts › Sales Invoice › NewACC-SINV-2026-00032
  1. Customer = المستشفى/الدكتور · الصنف SRV-COMP «تعويض آلة» · Rate = السعر المتفق.
  2. Description: اسم الآلة ورقم العلبة · Sub Location في السطر = رقم العلبة · Remarks: رقم مستند المراجعة.
  3. Submit.
  1. Customer = hospital/doctor · item SRV-COMP “تعويض آلة” · Rate = agreed price.
  2. Description: instrument and box number · line Sub Location = box number · Remarks: review entry number.
  3. Submit.
القيد الناتج: مدين العميل / دائن 40208 إيرادات تعويضات آلات.
Resulting entry: Dr customer / Cr 40208 Instrument Compensation Income.

11تسليم التالف للمركز الرئيسي أسبوعياً (حركة 6)Weekly Hand-over of Damaged to HQ (Txn 6)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
مراجع علب الفرعBranch box reviewerStock › Stock Entry › NewMAT-STE-2026-00307 MAT-STE-2026-00308
  1. Stock Entry Type = تسليم تالف للمركز الرئيسي.
  2. Source = تالف مؤقت – الفرع (DMG-xxx) · Target = تالف المركز الرئيسي (To Sub Location = DMG-HQ).
  3. Submit وأرسل الآلات فعلياً.
  1. Stock Entry Type = تسليم تالف للمركز الرئيسي.
  2. Source = branch damaged (DMG-xxx) · Target = تالف المركز الرئيسي (To Sub Location = DMG-HQ).
  3. Submit and physically send the instruments.
القيد الناتج: لا قيد.
Resulting entry: No entry.

12قرار التالف خلال 48 ساعة (حركة 7)Damage Decision within 48 Hours (Txn 7)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
لجنة التالفDamage committeeStock › Stock Entry › NewMAT-STE-2026-00311 MAT-STE-2026-00312
  1. إعدام: Type = قرار تالف – إعدام · Source = تالف المركز الرئيسي (DMG-HQ) · بدون Target.
  2. صالحة: Type = قرار تالف – صالحة لعلبة · Source = تالف المركز الرئيسي · Target = علب التشغيل – الفرع، To Sub Location = رقم العلبة الناقصة.
  3. Remarks: نتيجة الفحص ورقم مستند التسليم.
  1. Scrap: Type = قرار تالف – إعدام · Source = تالف المركز الرئيسي (DMG-HQ) · no target.
  2. Usable: Type = قرار تالف – صالحة لعلبة · Source = تالف المركز الرئيسي · Target = branch box warehouse, To Sub Location = the short box number.
  3. Remarks: inspection result and hand-over entry number.
القيد الناتج: لا قيد في الحالتين.
Resulting entry: No entry in either case.
الآلة الصالحة ترجع لعلبة فقط — ممنوع ترجع للاحتياطي أو المخزن الرئيسي.
A usable instrument goes back to a box only — never to the reserve or main warehouse.

13نقل آلة من علبة لعلبة (حركة 8)Move an Instrument Box-to-Box (Txn 8)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
مراجع علب الفرعBranch box reviewerStock › Stock Entry › NewMAT-STE-2026-00310
  1. Type = نقل آلة بين العلب.
  2. Source و Target = نفس مخزن العلب (مسموح لأن البُعد مختلف) · Sub Location = العلبة المصدر · To Sub Location = العلبة الوجهة.
  3. Submit.
  1. Type = نقل آلة بين العلب.
  2. Source and Target = same box warehouse (allowed since the dimension differs) · Sub Location = source box · To Sub Location = target box.
  3. Submit.
القيد الناتج: لا قيد.
Resulting entry: No entry.

14شراء علبة جديدة كاملة (حركة 9)Buy a New Complete Box (Txn 9)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
المالية + المخزنFinance + WarehouseBuying › Purchase Invoice › NewACC-PINV-2026-00006 ACC-ASS-2026-00021 MAT-STE-2026-00309
  1. Supplier · علّم Update Stock (بدونها لا يُنشأ الأصل) · Target Sub Location = MAIN-INS.
  2. السطر: صنف نوع العلبة · Asset Location = الفرع · Cost Center = الفرع · Sub Location = MAIN-INS · Submit.
  3. النظام ينشئ Asset بحالة Draft. افتحه: Asset Name = رقم العلبة · Available for Use Date = يوم التشغيل · Calculate Depreciation ✓ + Finance Books · Submit.
  4. أنشئ Box (القسم 4) ثم محتوى العلبة بقيمة صفر من قائمة التعبئة (القسم 6).
  1. Supplier · tick Update Stock (without it no asset is created) · Target Sub Location = MAIN-INS.
  2. Line: box-type item · Asset Location = branch · Cost Center = branch · Sub Location = MAIN-INS · Submit.
  3. The system creates a Draft asset. Open it: Asset Name = box number · Available for Use Date = in-service day · Calculate Depreciation ✓ + Finance Books · Submit.
  4. Create the Box (section 4), then the box content at zero from the packing list (section 6).
القيد الناتج: عند الفاتورة: مدين 11112 CWIP / دائن المورد. عند Submit الأصل: مدين 11111 / دائن 11112. الإهلاك يبدأ من يوم التشغيل.
Resulting entry: On invoice: Dr 11112 CWIP / Cr supplier. On asset submit: Dr 11111 / Cr 11112. Depreciation starts from the in-service day.
Purchase Receipt لصنف أصل غير متاح حالياً لأن الشركة بدون «Asset Received But Not Billed» (فجوة G-03/G-04).
A Purchase Receipt for an asset item is not available today because the company lacks “Asset Received But Not Billed” (gaps G-03/G-04).

15تجميع علبة من آلات المخزن (حركة 10)Assemble a Box from Stock (Txn 10)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
المخزن الرئيسي + الماليةMain warehouse + FinanceAssets › Asset Capitalization › NewACC-ASC-2026-00002 ACC-ASS-2026-00022 MAT-STE-2026-00313
  1. Capitalization Method = Create a new composite asset · Target Item Code = صنف نوع العلبة · Target Asset Location = الفرع · Cost Center · Sub Location = MAIN-INS.
  2. Stock Items: الآلات من المخزن الرئيسي (Sub Location = MAIN-INS) · Submit.
  3. افتح الأصل الناتج (Work In Progress): Asset Name · Available for Use Date · Finance Books · Submit.
  4. Box + محتوى العلبة بقيمة صفر بنفس الآلات.
  1. Capitalization Method = Create a new composite asset · Target Item Code = box-type item · Target Asset Location = branch · Cost Center · Sub Location = MAIN-INS.
  2. Stock Items: instruments from main warehouse (Sub Location = MAIN-INS) · Submit.
  3. Open the resulting asset (Work In Progress): Asset Name · Available for Use Date · Finance Books · Submit.
  4. Box + box content at zero with the same instruments.
القيد الناتج: مدين 11112 / دائن 120502 بقيمة الآلات، ثم مدين 11111 / دائن 11112.
Resulting entry: Dr 11112 / Cr 120502 at instrument cost, then Dr 11111 / Cr 11112.

16نقل علبة لفرع آخر (حركة 11)Transfer a Box to Another Branch (Txn 11)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
المخزن + الماليةWarehouse + FinanceAssets › Asset Movement › NewACC-ASM-2026-00034 MAT-STE-2026-00314
  1. Purpose = Transfer · Assets: الأصل، Source Location، Target Location · Submit.
  2. Stock Entry Type = نقل آلة بين العلب: Source = علب الفرع القديم، Target = علب الفرع الجديد، Sub Location و To Sub Location = نفس رقم العلبة.
  3. حدّث Box: Current Branch و Current Warehouse، و Sub Location Warehouse.
  1. Purpose = Transfer · Assets: asset, Source Location, Target Location · Submit.
  2. Stock Entry Type = نقل آلة بين العلب: Source = old branch box warehouse, Target = new branch box warehouse, Sub Location and To Sub Location = same box number.
  3. Update the Box: Current Branch and Current Warehouse, and the Sub Location Warehouse.
مركز التكلفة على الأصل لا يتغيّر بعد Submit حالياً (فجوة G-02)، فالإهلاك يظل على الفرع القديم لحين تفعيل Allow on Submit أو قيد تسوية.
The asset cost centre cannot change after submit today (gap G-02), so depreciation stays on the old branch until Allow on Submit is enabled or a reclass entry is posted.

17استبعاد علبة بعد 42 شهر (حركة 12)Dispose of a Box after 42 Months (Txn 12)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
الماليةFinanceAssets › Asset › (open) › Manage › Scrap AssetACC-ASS-2026-00023
  1. انقل المحتوى لعلبة أخرى (نقل آلة بين العلب) أو اصرفه بصفر (مفقود من علبة / قرار تالف – إعدام).
  2. من الأصل: Manage ← Scrap Asset.
  1. Move the content to another box (نقل آلة بين العلب) or issue it at zero (مفقود من علبة / قرار تالف – إعدام).
  2. From the asset: Manage → Scrap Asset.
القيد الناتج: مدين 11210 / دائن 11111 (صافي صفر).
Resulting entry: Dr 11210 / Cr 11111 (zero NBV).
يتطلب ضبط «Gain/Loss Account on Asset Disposal» في الشركة (فجوة G-03). تم الاختبار على BOX-MTH-OLD ورُفض لهذا السبب.
Requires “Gain/Loss Account on Asset Disposal” on the company (gap G-03). Tested on BOX-MTH-OLD and rejected for this reason.

18صرف البنط والمستهلكات (حركة 13)Issue Bits & Consumables (Txn 13)

المسؤولOwnerالشاشةScreenمثال UATUAT example
المخزن الرئيسيMain warehouseStock › Stock Entry › NewMAT-STE-2026-00315
  1. Type = صرف مستهلكات للفرع · Source = مخزن المستهلكات الرئيسي (MAIN-CON).
  2. Cost Center = الفرع المستلم · Expense Account = 3235 (يأتي تلقائياً من الصنف).
  3. Submit.
  1. Type = صرف مستهلكات للفرع · Source = مخزن المستهلكات الرئيسي (MAIN-CON).
  2. Cost Center = receiving branch · Expense Account = 3235 (defaults from the item).
  3. Submit.
القيد الناتج: مدين 3235 / دائن 120503 بمركز تكلفة الفرع.
Resulting entry: Dr 3235 / Cr 120503 on the branch cost centre.

19الإقفال الشهري والمطابقةMonth-end & Reconciliation

الفحصCheckكيفHowالمتوقعExpected
الإهلاكDepreciationيتم تلقائياً يوم القسط. للمراجعة: Asset Depreciation Ledger / Depreciation Entry.Posted automatically on the schedule date. Review: Asset Depreciation Ledger.قسط لكل علبة على مركز تكلفتهاOne instalment per box on its cost centre
قيمة المخازن الصفريةZero-value warehousesStock Balance · Warehouse = مخازن القيمة الصفريةStock Balance · Warehouse = مخازن القيمة الصفريةBalance Value = 0.00 بالظبطBalance Value exactly 0.00
المخزون بقيمةValued stockStock Balance (مخازن القيمة المالية) مقابل Trial Balance 120502 / 120503Stock Balance (valued group) vs Trial Balance 120502 / 120503متساويانEqual
الأصولAssetsFixed Asset Register مقابل Trial Balance 11111 / 11210 لكل فرعFixed Asset Register vs Trial Balance 11111 / 11210 per branchمتساويانEqual
CWIPCWIPرصيد 11112 = علب مشتراة لم تدخل التشغيل فقط11112 = boxes bought not yet in service onlyلا رصيد قديمNo stale balance
التالفDamagedStock Ageing · تالف المركز الرئيسيStock Ageing · تالف المركز الرئيسيلا شيء أقدم من 48 ساعةNothing older than 48 hours
حركات عكسيةReverse movesStock Ledger · مصدر في مخازن القيمة الصفرية ووجهة في مخزن بقيمةStock Ledger · source in zero-value group, target in a valued warehouseلا يوجدNone

قيم UAT للمرجعية: 11111 = 585,481.67 · 11210 = 192,857.13 · 11112 = 0 · مخازن القيمة الصفرية = 0 · 120502 = 111,168.33 = Stock Balance للمخازن ذات القيمة.

UAT reference values: 11111 = 585,481.67 · 11210 = 192,857.13 · 11112 = 0 · zero-value group = 0 · 120502 = 111,168.33 = Stock Balance of valued warehouses.

20التقارير اليوميةEveryday Reports

السؤالQuestionالتقرير والفلاترReport & filters
إيه اللي جوه العلبة؟What is inside the box?Stock Balance · Warehouse = علب التشغيل – الفرع · Show Dimension Wise Stock ✓ (أو Stock Ledger · Sub Location = رقم العلبة)Stock Balance · Warehouse = branch box warehouse · Show Dimension Wise Stock ✓ (or Stock Ledger · Sub Location = box number)
العلبة ناقصها إيه؟What is the box short of?قارن النتيجة السابقة بجدول Stock Items في Box TypeCompare the above with the Box Type's Stock Items table
كام آلة اتلفت / اتفقدت؟How many instruments were damaged / lost?Stock Ledger · Voucher Type = Stock Entry · فلتر Stock Entry Type (من قائمة Stock Entry)Stock Entry list filtered by Stock Entry Type, or Stock Ledger
تكلفة صيانة الفرعBranch maintenance costGeneral Ledger · Account = 3234 · Cost Center = الفرعGeneral Ledger · Account = 3234 · Cost Center = branch
إهلاك العلبةBox depreciationAsset Depreciation Ledger · Asset = الأصلAsset Depreciation Ledger · Asset = the asset
تعويضات العملاءCustomer compensationsSales Register · Item = SRV-COMPSales Register · Item = SRV-COMP

21رسائل الخطأ وحلولها (من الاختبار الفعلي)Error Messages & Fixes (from actual UAT)

الرسالةMessageالسببCauseالحلFix
Value missing for Purchase Receipt: Target Sub Locationالمخزن ليس له Default Sub LocationWarehouse has no Default Sub Locationاملأ حقل Default Sub Location في المخزن، أو اختر Target Sub Location يدوياًFill Default Sub Location on the warehouse, or pick Target Sub Location manually
Row #n: Value missing for: Source Sub LocationSub Location إجباري حتى في أسطر الاستلامSub Location is mandatory even on incoming linesضع نفس قيمة To Sub LocationPut the same value as To Sub Location
… units of Item … are required in Warehouse … with the inventory dimension sub_location: BOX-…رصيد العلبة بالبُعد غير كافٍ (غالباً محتوى دخل بدون To Sub Location)Box balance by dimension is insufficient (usually content entered without To Sub Location)راجع Stock Ledger للعلبة وصحّح مستند المحتوىCheck the box's Stock Ledger and fix the content entry
Update stock must be enabled for the purchase invoiceربط أصل بفاتورة بدون Update StockLinking an asset to an invoice without Update Stockألغِ الفاتورة وأعدها مع Update Stock ✓Cancel and redo the invoice with Update Stock ✓
Asset Naming Series is mandatory for the auto creationصنف العلبة بدون Asset Naming SeriesBox item has no Asset Naming Seriesفي الصنف: Asset Naming Series = ACC-ASS-.YYYY.-On the item: Asset Naming Series = ACC-ASS-.YYYY.-
Please set default Asset Received But Not Billed in Companyإعداد ناقص في الشركةMissing company settingاستخدم Purchase Invoice + Update Stock، أو Administrator يضبط الإعداد (G-03)Use Purchase Invoice + Update Stock, or Administrator sets it (G-03)
Please set 'Gain/Loss Account on Asset Disposal' in Companyإعداد ناقص في الشركةMissing company settingAdministrator (G-03)Administrator (G-03)
Not allowed to change Cost Center after submissionالحقل غير قابل للتعديل بعد الاعتمادField not editable after submitG-02: Allow on Submit أو قيد تسويةG-02: Allow on Submit or reclass entry

22افعل / لا تفعلDo / Don't

افعل ✓Do ✓لا تفعل ✗Don't ✗
استخدم نوع الحركة المخصص لكل عمليةUse the dedicated entry type for every actionلا تستخدم Material Transfer العام على مخازن العلبDon't use generic Material Transfer on box warehouses
املأ Sub Location و To Sub Location في كل سطرFill Sub Location and To Sub Location on every lineلا تترك To Sub Location فاضي في سطر داخل لعلبةDon't leave To Sub Location empty on a line into a box
Rate = 0 + Set Basic Rate Manually لأي سطر وجهته مخزن صفريRate 0 + Set Basic Rate Manually on any line into a zero warehouseلا ترجع آلة من علبة أو تالف لأي مخزن بقيمةNever move an instrument from a box or damaged to a valued warehouse
سوِّ فروق الجرد بمستند المراجعةSettle count differences with the review entryلا تعمل Stock Reconciliation على مخازن العلب أو التالفDon't run Stock Reconciliation on box or damaged warehouses
Cancel ثم Amend عند الخطأCancel then Amend when wrongلا تعدّل قيمة الأصل أو جدوله عند إضافة/خصم آلةDon't change the asset value or schedule when adding/removing instruments